Office Manager

Ben jij de georganiseerde kracht achter een team dat werkt aan natuur en biodiversiteit?
Word jij blij van een goed georganiseerde werkdag, tevreden collega's en een kantoor waar alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om mensen te ondersteunen, overzicht te creëren en zaken tot in de puntjes te regelen? En spreekt een werkomgeving waarin natuur, biodiversiteit en maatschappelijke impact centraal staan je aan? Dan hebben wij misschien wel jouw nieuwe baan.
Voor ons ecologisch adviesbureau in de regio Alkmaar zoeken wij een Office Manager voor ca. 24 uur per week. Een veelzijdige functie waarin je het verschil maakt voor zowel collega's als opdrachtgevers.
Jouw rol: de verbindende factor binnen Bureau Endemica
Onze ecologen werken dagelijks aan projecten die bijdragen aan een natuurrijkere leefomgeving in Noord-Holland. Terwijl zij ('s nachts) buiten in het veld staan of aan complexe adviezen werken, zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt van ons bureau. Je ontvangt telefoontjes en e-mails, ondersteunt de directeur en teamleider en houdt overzicht over allerlei organisatorische en administratieve processen. Je bent iemand die ziet wat nodig is voordat anderen het vragen.
Wat ga je doen?
Geen dag is hetzelfde. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: - Beheren van telefoon en algemene mailbox; - Ontvangen en te woord staan van klanten en relaties; - Ondersteunen van directeur en teamleider; - Nabellen van offertes en onderhouden van klantcontacten; - Factureren en bewaken van openstaande administratieve processen; - Controleren van urenregistraties en declaraties; - Aanspreekpunt voor boekhouder en loonadministratie; - Beheer van kantoor- en veldmaterialen; - Voorraadbeheer en facilitaire ondersteuning; - Organiseren van praktische zaken binnen kantoor; - Ondersteunen bij exploitatiebegrotingen; - Vertegenwoordigen van het bureau binnen de VvE; - Signaleren van ver...