Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN

Voor de Rijkswaterstaat Lelystad is FlexIntens op zoek naar een Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN voor 24 uur per week.

Functie

Documentalist / Adviseur Informatiebeheer (Records Manager) voor drie water- en infrastructuurprojecten. De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het begeleiden van projectteams bij de informatiehuishouding.
Locatie en werktijden

Kantoordagen / Hybride:

• Maandag: Lelystad (Stormvloedkering Ramspol)
• Dinsdag: Lelystad (Vaarwegen Noord)
• Woensdag: Utrecht (Programma Rijkskeringen)


Overige uren kunnen in overleg worden ingevuld; er zijn expliciete teamdagen op locatie.
Opdrachtomschrijving

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing.

Hoofdverantwoordelijkheden:

• Beheer van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid).
• Zorgdragen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers en autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor benodigde middelen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overdracht van projectdossiers aan het centrale archief.
• Coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbeteren.

Taken (specifiek voor het digitaal projectarchief)

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van