Directiesecretaresse (RET09031)

Onze opdrachtgever is een dynamische en cultureel betrokken instelling die zich richt op dienstverlening aan bezoekers en het stimuleren van kennisdeling. Ter versterking van het managementteam zijn wij op zoek naar een ervaren management assistent.



Jouw rol

In deze veelzijdige functie ben jij het organisatorische en administratieve hart van de organisatie. Je werkt nauw samen met de bestuurder en zorgt dat alle processen soepel verlopen.



Jouw werkzaamheden omvatten diverse gebieden:



Bestuurlijke ondersteuning

Je fungeert als rechterhand van de bestuurder en neemt hem of haar uit handen wat mogelijk is. Dit betekent onder meer agendabeheer, correspondentie, notulen verzorgen van overleggen en zorgen dat afspraken en deadlines worden gehaald.



Financieel-administratieve taken

Directeur ondersteunen bij financiële en administratieve taken.



Organisatie & bedrijfsvoering

Je bewaakt processen en signaleert waar verbeteringen mogelijk zijn. Contractbeheer met leveranciers valt onder jouw verantwoordelijkheid, evenals het verzamelen van data voor beleid en kwaliteitszorg. Je draagt zorg voor certificeringen en zorgt dat wettelijk verplichte rapportages tijdig worden opgeleverd. Daarnaast heb je een coördinerende rol bij personeelszaken en organiseer je activiteiten voor medewerkers en vrijwilligers.

HBO werk en denkniveau

Relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of office manager

Goede beheersing van MS Office (vooral Excel) en ervaring met samenwerkingsplatforms zoals SharePoint

Een proactieve houding: je denkt in oplossingen en pakt zaken zelfstandig op

Uitstekende communicatieve vaardigheden en goed kunnen schakelen tussen verschillende stakeholders

Gestructureerde werkwijze met oog voor detail en nauwkeurigheid

Organisatietalent met vermogen om prioriteiten te stellen