Bestuurssecretaresse 32-36 uur (RES08463)

Als bestuurssecretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan de stad Zoetermeer, je werkt immers dichtbij het bestuur. In deze functie zorg jij ervoor dat het college van burgemeester en wethouders optimaal gefaciliteerd wordt en de handen vrij heeft om goed in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Jij zet jouw organisatietalent in voor het ontzorgen van de leden van het college van B&W. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses in het team, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.



Je zorgt voor:

Agendabeheer, correspondentie en het plannen van afspraken

Het doornemen van de agenda van de week met de bestuurder

Telefoonbehandeling, verzoeken aannemen en algemene informatie verstrekken

Ontvangst en begeleiding van bezoekers

Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten in samenwerking met de afdeling

Signaleren en communiceren van zaken waar het bestuur, directe collega's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn

Het meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen in het eigen vakgebied

Uiterlijk beschikbaar per 15 maart 2024.



Competenties

Organiserend vermogen;

Goede communicatieve vaardigheden;

Gevoel voor verhoudingen.