Documentalist

4.9 / 5 HR - Rijkswaterstaat (RWS) Documentalist MN A Vaarwegen Noord
favorite_border
Functieomschrijving
Je voert het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem uit binnen de richtlijnen van het project. Het beheer omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers, geeft training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgt voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Taken en verantwoordelijkheden - Registratie en metadata: registreren en metadateren van documenten en informatie. - Ordenen en classificeren: ordenen, classificeren en toepassen van vertrouwelijkheidsregels. - Ordeningsstructuur en dossiers: toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur. - Autoristaties en toegang: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties voor het documentmanagementsysteem. - Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het systeem naar behoefte van medewerkers. - Instructie en coaching: instrueren en trainen (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren. - Beheer van beheerinstrumenten: actueel houden van documenten die bij het projectarchief horen (kaderinstrumenten, werkinstructies, handleidingen, high value lijsten, etc.). - Documentverwerking en routering: verplaatsen van documenten en (sub)dossiers; toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie en routeren va...