Documentalist

mag 260908-HKO-004
Je gaat aan de slag als documentalist binnen het cluster MN A-vaarwegen Noord. In deze rol ondersteun je het beheer en onderhoud van het natte areaal in het IJsselmeergebied door te zorgen voor een goed ingericht en actueel digitaal projectarchief. Je werkt aan de kwaliteit van documentbeheer, archivering en informatiehuishouding binnen diverse projectsites. Daarbij coach en begeleid je collega’s, zodat documentbeheer structureel goed wordt uitgevoerd en continu verbetert.
Wat ga je doen
- Je beheert de archivering in het documentmanagementsysteem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
- Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en organiseert training en begeleiding voor projectmedewerkers.
- Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
- Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte documentmanagementsysteem.
- Je maakt standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem op basis van de behoefte van medewerkers.
- Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
- Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
- Je houdt documenten zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten en andere projectarchiefdocumenten actueel.
- Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
- Je ziet toe op het correct verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders en stelt de juiste informatie tijdig beschikbaar aan de juiste persoon.
- Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
- Je zorgt voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten.
Over jou
- Je werkt nauwk.