Secretariaatsmedewerker huurdersraad (JobRequests-166377-A)

Jij zorgt ervoor dat de administratie klopt, afspraken worden nagekomen en iedereen op tijd over de juiste informatie beschikt. Geen dag is precies hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo leuk.

Je houdt je onder andere bezig met de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat. Zo beheer je de mailbox, beantwoord je waar mogelijk vragen en stem je met de secretaris af wanneer een bericht wat meer aandacht nodig heeft. Ook houd je het archief netjes en overzichtelijk, zowel digitaal als op administratief gebied. Je verwerkt binnenkomende post, houdt lijsten en relatiebestanden bij en zorgt ervoor dat klachten op de juiste plek terechtkomen en goed worden opgevolgd. Ook beheer je de reserveringen van de vergaderlocatie van de huurdersraad.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de ondersteuning rondom vergaderingen. Je helpt bij het voorbereiden van agenda’s voor bestuursvergaderingen, de algemene jaarvergadering, werkgroepen en andere overleggen. Tijdens vergaderingen maak je notulen en zorg je daarna voor een duidelijk verslag en een actuele actielijst. De huurdersraad vergadert één keer per maand, op de eerste maandag van de maand van 19.00 tot 21.00 uur. Daarnaast regel je wanneer nodig de vergader locatie, faciliteiten en catering, bijvoorbeeld voor de algemene jaarvergadering.

Ook op de achtergrond zorg jij ervoor dat alles blijft draaien. Je houdt agenda’s en afspraken bij, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat vergaderstukken op tijd bij de juiste mensen terechtkomen. Kortom: jij bent degene die overzicht houdt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen.

De werktijden zijn op ma t/m do tussen 08:30 - 12:30 uur in overleg. Tussen 10:00 en 11:00 beantwoord je de telefoon.

- Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op
- Je hebt ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift