Directiesecretaresse (Hybride) (RET09023)

Voor een maatschappelijk betrokken organisatie in de regio Utrecht zijn wij op zoek naar een ervaren directiesecretaresse die het directieteam professioneel ondersteunt. In deze veelzijdige rol werk je nauw samen met een klein team van secretaresses en vorm je de spil tussen het hogere management en de rest van de organisatie.



Je werkzaamheden omvatten onder meer:

Het professioneel beheren van meerdere directieagenda's en het coördineren van complexe afsprakenplanningen

Organisatie van vergaderingen, van voorbereiding tot verslaglegging

Zelfstandig afhandelen van correspondentie en het prioriteren van inkomende communicatie

Fungeren als vraagbaak en eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten

Anticiperen op ontwikkelingen en proactief meedenken over planning en organisatie



De werkzaamheden vragen om flexibiliteit en aanwezigheid op kantoor, waarbij je samen met je collega-secretaresses zorgt voor continuïteit en elkaar waar nodig vervangt. Thuiswerken behoort in overleg tot de mogelijkheden.

We zoeken een kandidaat die zowel organisatorisch sterk is als uitstekend kan schakelen in een omgeving waar prioriteiten snel kunnen wisselen:



Je hebt aantoonbare werkervaring als directie- of managementassistent(e), bij voorkeur in een vergelijkbare setting

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, eventueel aangevuld met relevante secretariële opleidingen

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Je bent volledig thuis in MS Office (Outlook, Word, Excel) en werkt graag met Office 365

Discretie, zelfstandigheid en een servicegerichte instelling zijn vanzelfsprekend voor jou

Je houdt overzicht, ook in hectische periodes, en weet taken effectief te prioriteren

Een proactieve werkhouding waarbij je zaken signaleert voordat ze problemen worden