Projectsecretaris

Als projectondersteuner werk je binnen het Programma Dordthuis Realisatie. Je ondersteunt de programmamanager bij administratieve, secretariële, financiële en organisatorische werkzaamheden. Zo zorg je dat afspraken worden nagekomen, informatie goed wordt verwerkt en werkzaamheden binnen het programma soepel verlopen.


Jouw werkzaamheden:


• Beheren van de complexe agenda van de programmamanager en plannen en bewaken van afspraken en bijeenkomsten.
• Beoordelen, verwerken en archiveren van binnenkomende e-mails.
• Aanmaken en registreren van financiële verplichtingen en verwerken van opdrachtverstrekkingen.
• Ondersteunen bij presentaties, overleggen, bijeenkomsten en ontvangsten.
• Onderhouden van contact met collega's en externe partijen.
• Opstellen, verwerken en beheren van projectdocumentatie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.



Je werkt 24 uur per week voor een periode van 6 maanden. Je werkdagen zijn in overleg. Vrijdag is geen werkdag binnen deze functie.

Functie-eisen:
Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en pakt werkzaamheden zelfstandig op. Ook als er veel tegelijk speelt, blijf je rustig en zorg je dat afspraken en deadlines niet uit het oog worden verloren. Je bent proactief, flexibel en werkt graag samen. Daarbij communiceer je duidelijk, luister je goed en weet je verschillende belangen met elkaar af te stemmen. Je bent integer en betrouwbaar en voelt goed aan wat er speelt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.


Wat neem je mee?


• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• 3 tot 5 jaar ervaring als managementondersteuner, secretaresse of projectondersteuner, waarbij je ervaring hebt opgedaan met projectmatige ondersteuning en complex agendabeheer.
• Ervaring met Microsoft Office en Outlook.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met Microsoft Teams, InProces en Key2Finance is mooi meegenomen.