Managementassistent

Een agenda die klopt, vergaderingen die goed voorbereid zijn en belangrijke zaken die niet tussen wal en schip vallen. Als managementassistent zorg jij dat de directie van Stadsschouwburg Utrecht haar werk goed kan doen. Je vervangt tijdelijk een collega en wordt onderdeel van het directiesecretariaat, waar je samenwerkt met twee collega's.


Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er moet gebeuren voordat iemand erom vraagt. En dat in een omgeving waar geen dag hetzelfde is: van directievergaderingen tot voorstellingen, interne activiteiten en alles wat daar tussendoor komt.


Je houdt je onder andere bezig met:


• beheren van de agenda en mailbox van de directeur.
• plannen, voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen met onder andere het managementteam, de raad van toezicht, het bestuur en de ondernemingsraad.
• uitvoeren van administratieve, organisatorische en redactionele werkzaamheden.
• ondersteunen van de directeur-bestuurder waar dat nodig is.
• helpen bij de organisatie van interne activiteiten.



Je start zo snel mogelijk en werkt tot de kerstvakantie van 2026 voor 24 tot 28,8 uur per week.

Functie-eisen:
Jij bent iemand die graag orde schept in de drukte. Je houdt ervan om vooruit te denken, ziet wat er nodig is en vindt het prettig als agenda's, afspraken en acties goed geregeld zijn. Tegelijkertijd blijf je rustig wanneer er meerdere dingen tegelijk op je afkomen.


Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Je communiceert makkelijk en duidelijk en kunt goed schakelen tussen verschillende mensen en werkzaamheden. Ervaring met notuleren is belangrijk; extra leuk is het als je daarbij al eens met AI hebt gewerkt.


Dit neem je mee:


• minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent.
• ervaring met het beheren van meerdere agenda's en mailboxen.
• uitstekende schriftelijke beheersing van het Nederlands.
• goede kennis van MS 365 en bij voorkeur ervaring met AI.
• affiniteit met of interesse in de culturele sector. Ervaring i