Secretaresse 32 uur

Ben jij degene die al heeft geregeld wat anderen pas een uur later bedenken? Houd je ervan om overzicht te creëren, zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat een klein team optimaal kan werken? Dan hebben we bij Stichting Samenwerken Voor Veiligheid een mooie rol voor je.


Als Secretaresse ben je samen met een collega-secretaresse verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de organisatie. Jullie vormen samen het secretariaat en zorgen er als team voor dat de directeur en collega's optimaal worden ondersteund en dat alles op kantoor soepel verloopt.


Je ondersteunt de directeur, houdt overzicht over afspraken en acties en zorgt er samen met je collega voor dat het team kan rekenen op een goed georganiseerde backoffice. Daarbij verdelen jullie de werkzaamheden, stemmen regelmatig met elkaar af en kunnen jullie op elkaar terugvallen.


Het is een brede functie met veel eigen verantwoordelijkheid, maar je staat er dus niet alleen voor. Het ene moment organiseer je een bijeenkomst, daarna werk je de actielijst van een overleg bij en vervolgens zorg je dat informatie op de website of LinkedIn actueel is.


Je bent niet alleen degene die zaken uitvoert. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en pakt dit samen met je collega op.

Wat ga je doen?


Je ondersteunt de directeur bij het organiseren van zijn agenda, afspraken en correspondentie en bent tegelijkertijd het centrale aanspreekpunt voor veel praktische en administratieve zaken binnen het kantoor.


Daarbij houd je je onder andere bezig met:


• beheren van de agenda van de directeur en plannen en voorbereiden van afspraken;
• beheren van algemene mailboxen en verzorgen van correspondentie;
• bewaken van acties, deadlines en afspraken;
• organiseren en voorbereiden van interne en externe bijeenkomsten;
• opstellen van agenda's, notulen en actielijsten;
• ontvangen van gasten en zorgen voor een gastvrije ontvangst op kantoor;
• ondersteunen van collega's bij administra