Administratief Medewerker

Administratief Medewerker Functie omschrijving
Functieomschrijving
Je biedt administratieve ondersteuning aan een projectorganisatie. Je legt externe afspraken vast voor de projectleider, de projectgroep en vijf teamleden, verzorgt agendabeheer, maakt verslagen van interne overleggen en zorgt voor een accurate bereikbaarheid van de projectorganisatie. Voor externe partners ben je het aanspreekpunt bij praktische vragen over afspraken en activiteiten namens de projectorganisatie. Opdracht
Wij zoeken een enthousiaste en proactieve administratief ondersteuner die energie haalt uit een dynamische werkomgeving. Je brengt overzicht en structuur aan in hectische situaties, bent organisatorisch sterk, houdt het hoofd koel en stelt goede prioriteiten. Belangrijkste werkzaamheden - Vastleggen van externe afspraken voor projectleider, projectgroep en teamleden - Beheren van agenda's en mailboxen - Maken van verslagen van interne overleggen - Zorgen voor bereikbaarheid van de projectorganisatie - Aanspreekpunt zijn voor externe partners bij praktische vragen over afspraken en activiteiten - Opstellen en versturen van mailingen - Ondersteunen bij overige administratieve processen binnen het project - Zorgen dat communicatie en processen soepel verlopen Gevraagde kennis en ervaring - Ruime ervaring met Microsoft Outlook en aanverwante Office-programma's - Ervaring met mailingprogramma's, zoals La Posta - Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden - Vermogen om overzicht te bewaren in een dynamische en soms complexe werkomgeving - Betrouwbaar, nauwkeurig en discreet in de omgang met vertrouwelijke (financiële) informatie - Pré: kennis van gemeentelijke organisatiestructuren Aansturing en werkcontext
Je maakt deel uit van het team en neemt deel aan interne overleggen. Je werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager; prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden door de organisatie vastgesteld. Vanw...