Managementassistent / Directiesecretaresse | College van Bestuur | Onderwijsinstelling (261122)

Ben jij een ervaren Managementassistent die zich prettig voelt in een bestuurlijke omgeving? Werk je graag op het snijvlak van organisatie, bestuur en strategie en weet je overzicht te houden in een dynamische agenda? Dan is deze functie interessant voor jou. Voor een grote onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een professionele en proactieve Directiesecretaresse. Je werkt binnen een secretariaatsteam van meerdere managementassistenten dat gezamenlijk het bestuur ondersteunt. Binnen dit team heb je een zelfstandige rol en een eigen takenpakket ter ondersteuning van twee directieleden. Deze positie kan zowel tijdelijk als vast worden ingevuld.

Jouw baan als Managementassistent/Directiesecretaresse:
In deze rol ondersteun je voornamelijk de secretaris van het College van Bestuur en daarnaast de secretaris van de Raad van Toezicht. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke processen soepel verlopen en dat vergaderingen en overleggen goed voorbereid zijn. Je beheert een complexe agenda, coördineert bestuurlijke overleggen en bewaakt de voortgang van verschillende dossiers. Daarnaast zorg je voor heldere communicatie met interne en externe stakeholders. Ongeveer 80% van je werkzaamheden bestaat uit ondersteuning van de secretaris van het College van Bestuur. De overige 20% richt zich op ondersteuning van de secretaris van de Raad van Toezicht.
Wat ga je doen?
Ondersteuning secretaris College van Bestuur:

- Beheren van een complexe agenda en plannen van bestuurlijke overleggen.

- Voorbereiden en coördineren van vergaderingen.

- Beheren van de mailbox en bewaken van opvolging.

- Bewaken van de voortgang van dossiers en opdrachten.

- Coördineren van de jaarplanning van bestuurlijke overleggen.

- Opstellen en redigeren van correspondentie.



Ondersteuning secretaris Raad van Toezicht:

- Opstellen en beheren van de jaarplanning van vergaderingen.

- Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (locatie, catering en vervoer).

- Ondersteunen bij werving