Personal Assistant Secretary

Personal Assistant
€ 3.500 - € 5.500
Functie omschrijving
Dit ga je doen
Als Personal Assistant ben je de rechterhand van de oprichter en CEO van Etrias Lifestyle Stores. Je werkt vooral voor hem, en af en toe ook voor een van de mede-eigenaren als die op kantoor is. Je bent het visitekaartje van het kantoor. Etrias heeft vijf panden (drie in Boxtel, plus Amsterdam en Bilthoven) en jij zorgt dat die er verzorgd bij staan. Je stuurt de schoonmaak aan, stemt af met de kantine en de winkelmanagers, belt de tuinman en regelt de bloemen. Loopt er iets vast, dan bellen ze jou in plaats van de directie, en de gasten die op kantoor komen ontvang jij.
Ook houd je contact met de leveranciers van schoonmaak, catering, koffie, energie en verzekeringen. Je vraagt offertes op, loopt de contracten na en kijkt waar het scherper kan.
Verder assisteer je de CEO bij HR-werkzaamheden. Je sluit soms aan bij een evaluatiegesprek en verwerkt daarna de afspraken die daaruit volgen, tot en met de aanpassing in het arbeidscontract. Ook schuif je aan bij de maandelijkse vergadering met alle MT-leden. Daar hoor je wat er in het bedrijf speelt, zodat je zaken zelf kunt oppakken zonder dat iemand ze eerst aan je hoeft uit te leggen.
Heeft de CEO meerdere grote afspraken achter elkaar, dan ga je met hem mee naar de merken en leveranciers waar Etrias mee werkt. Jij maakt de aantekeningen, werkt ze daarna uit, zet de actiepunten uit naar de betrokken collega's en bewaakt de opvolging. Toezeggingen die zijn gedaan, bevestig jij zwart op wit.
De organisatie
Hier ga je aan de slag
Etrias Lifestyle Stores begon zestien jaar geleden met één webshop en telt inmiddels bijna zeventig webwinkels in Nederland en nog eens veertig daarbuiten, in schoenen, kleding, wonen, sport en outdoor. Sneaker District is de grootste, met een fysieke winkel in Amsterdam en meer dan een miljoen volgers op social media. Drie maanden geleden nam Etrias fonQ over, tot dan toe een conc...