Projectsecretaris - cluster SB

In het kort: Je gaat als projectsecretaris projecten en programma’s ondersteunen, documenten en besluitvorming voorbereiden, voortgang bewaken, bestuurlijke processen coördineren en de project- of programmamanager adviseren en waar nodig tijdelijk vervangen.
Projectsecretaris
Cluster Stadsbeheer
Ons aanbod
Werklocatie: Prinses Beatrixlaan 3, Kralingen
Thuiswerkbeleid: De werkzaamheden worden uitgevoerd volgens een hybride werkvorm, waarbij 50% van de werktijd vanuit huis en 50% op kantoor op de genoemde locatie wordt gewerkt.
Ben jij iemand die zich graag concern breed inzet, dwars door alle clusters heen? Werk jij graag aan complexe en integrale opgaven, samen met interne en externe partners? Weet jij een passende en professionele methodiek in te zetten en tegelijkertijd vanuit een flexibele houding en vernieuwende blik aan opgaven te werken? Dan is deze functie voor jou!
Jouw functie
Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.
Verder bestaan je werkzaamheden uit:
- Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
- Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
- Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet d.