Interim Officemanager / Directiesecretaresse

Voor onze opdrachtgever in Utrecht zijn wij ter overbrugging van een wervings- en selectieprocedure op zoek naar een interim officemanager / directiesecretaresse voor 24 - 32 uur per week.


In deze veelzijdige interim opdracht ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor én bied je professionele secretariële ondersteuning aan de directie en het management. Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:


Office & Facility Management


• Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden binnen het secretariaat
• Beheren van bedrijfsmiddelen en telefonie
• Onderhouden van contacten met leveranciers en bewaken van afspraken en contracten
• Coördineren van schoonmaak en overige facilitaire zaken
• Zorgen voor een representatieve, goed georganiseerde werkomgeving
• Organiseren van interne bijeenkomsten en activiteiten
• Verzorgen van de inkoop van onder andere kantoorartikelen en boodschappen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's bij praktische ICT-vragen.



Directiesecretariële ondersteuning


• Beheren van de agenda en mailbox van de directie
• Plannen en organiseren van afspraken
• Boeken van nationale en internationale reizen, hotels en restaurants
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het managementteam, de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad
• Bewaken van actiepunten en zorgen voor tijdige opvolging.

Functie-eisen:
Wij zoeken een ervaren interim professional die snel zelfstandig aan de slag kan en energie krijgt van een veelzijdige opdracht. Je bent organisatorisch sterk, ziet wat er moet gebeuren en wacht niet af totdat iemand je vertelt wat je moet doen. Verder ben je / neem je mee:


• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 24 - 32 uur per week beschikbaar
• Ervaring met zowel officemanagement / facilitaire werkzaamheden als directieondersteuning
• Uitstekende beheersing van de Nederlands taal, zowel in woord als geschrift
• Verder ben jij proactief, praktisch inges